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Adopté par le Conseil d’administration du 5 mai 2023
Conformément à l’article 18 des statuts, le Conseil d’administration a adopté le présent règlement intérieur. Ce règlement intérieur précise les règles de fonctionnement de l’Association.
Article 1.1. Feuille de présence – copies et extraits des procès-verbaux
Une feuille de présence est signée par les membres participants à la séance, sous réserve des dispositions de l’article 1.2.
Les copies ou extraits des procès-verbaux des délibérations sont valablement certifiés par le Président du Conseil, le Vice-Président ou le cas échéant un des deux Vice-Présidents, le Secrétaire ou toute autre personne habilitée à cet effet.
Article 1.2. Participation aux réunions par des moyens de visioconférence ou de télécommunication
Sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication dont la nature et les modalités d’application permettent de garantir l’identification et la participation effective des membres à la réunion du Conseil.
En cas de dysfonctionnement du système de visioconférence ou de télécommunication constaté par le Président du Conseil d’administration ou le Président de séance, le Conseil d’administration peut valablement délibérer et/ou se poursuivre avec les autres membres dès lors que les conditions de quorum sont satisfaites.
Un membre du Conseil d’administration participant par visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication qui ne pourrait plus être réputé présent en raison d’un dysfonctionnement peut alors donner mandat de représentation à un autre membre participant à la réunion sous réserve de porter ce mandat à la connaissance du Président. Il peut également communiquer un mandat de représentation par anticipation en stipulant qu’il ne deviendra effectif qu’en cas de dysfonctionnement du système ne lui permettant plus d’être réputé présent.
La feuille de présence doit mentionner le nom des administrateurs ayant participé aux délibérations par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.
Article 1.3. Consultation écrite
En cas d’urgence ou de toutes autres circonstances empêchant le Conseil d’administration, leurs membres peuvent être consultés par écrit par le Président du Conseil d’administration, ou, le cas échéant, le ou les Vice-Présidents. L’auteur de la consultation leur adresse le texte de la ou des décisions notamment par lettre ordinaire ou courriel et leur précise les modalités de réponse.
En cas d’absence de réponse, l’administrateur sera considéré comme s’étant abstenu à l’ensemble de la consultation.
Article 2.1. Election d’administrateurs
Tous les candidats à un poste d’administrateur en application de l’article 8 des statuts, y compris les candidats sortants, feront parvenir au Président de l’Association au plus tard le 31 décembre précédant l’Assemblée générale un formulaire d’acte de candidature, accompagné de tout document précisé dans ledit formulaire. Ce dossier est à solliciter au siège social de l’Association.
Un avis sera publié sur le site Internet de l’Association ou à défaut d’un tel site, dans un journal d’annonce légal à dimension nationale au plus tard le 30 septembre de l’année précédente en vue d’en informer les adhérents et de rappeler la date de dépôt des candidatures.
Seules les candidatures conformes et reçues en vue de l’élection à venir pourront être présentées.
Aux fins de présentation de la candidature, le Conseil d’administration vérifiera notamment la compétence, l’honorabilité et plus largement les attributs nécessaires à l’exercice d’une fonction d’administrateur au regard notamment du code de déontologie de l’Association. Pourra également être pris en compte l’intérêt du candidat pour les domaines faisant l’objet d’actions de prévention et de solidarité.
Le candidat sera informé par tous moyens de la décision du Conseil d’administration de présenter ou non la candidature à l’Assemblée générale.
Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de sièges à pourvoir, l’élection se déroule au scrutin plurinominal majoritaire à un tour : le résultat est acquis quel que soit le pourcentage des suffrages exprimés obtenu par les candidats arrivés en tête ; la majorité relative suffit pour être élu. Le Conseil d’administration déterminera par avance le ou les critère(s) propre(s) à départager d’éventuels candidats ex-aequo.
Si le nombre de candidats est égal au nombre de sièges à pourvoir, l’élection peut être réalisée par le vote de résolutions proposant la nomination de chaque candidat.
Article 2.2. Résolutions présentées à l’Assemblée générale
En cas de communication d’un projet de résolutions par des adhérents conformément au code des assurances, ce projet, pour être pris en compte, doit être adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à l’attention du Président du Conseil d’administration, accompagné de la liste des adhérents ayant pris cette initiative. Cette liste, signée par chacun d’entre eux, comprend les nom, prénom, date de naissance et signature de chacun d’eux.
Ne pourront être présentés à l’Assemblée générale que les projets de résolutions complets reçus 60 jours au moins avant la date fixée pour l’Assemblée générale.
Le Conseil d’administration est alors tenu de le soumettre à l’Assemblée générale la plus proche, sous réserve que le projet de résolution relève de sa compétence et puisse être soumis au vote en l’état.
Article 2.3. Pouvoirs
Tous les pouvoirs adressés en application de l’article 13.1 des statuts devront, pour être valables, être reçus à l’adresse postale ou Internet indiquée dans la convocation ou être présentés au siège, au moins cinq (5) jours ouvrés avant la réunion de l’Assemblée générale ou le cas échéant avant la date indiquée dans la convocation.
Les pouvoirs donnés pour l’exercice des droits de vote à l’Assemblée générale s’appliquent tant au vote des résolutions qu’au vote des élections. Néanmoins, les pouvoirs en blanc ne peuvent être exercés que pour le vote des résolutions.
Article 2.4. Vote à distance
En cas de décision du Conseil d’administration de permettre les votes à distance, par correspondance ou par voie électronique, un bulletin de vote est mis à disposition des adhérents par tous moyens.
Le vote à distance est possible tant pour le vote des résolutions que pour l’élection d’administrateurs.
En cas de défaut de vote sur une des résolutions proposées ou dans l’hypothèse où le sens du vote sur une des résolutions proposées n’a pas été indiqué clairement, l’adhérent est considéré comme s’étant abstenu pour le vote de la résolution considérée.
L’Association dispose d’un site Internet destiné à informer ses adhérents sur la vie et le fonctionnement de l’Association.
Le texte des résolutions adoptées par l’Assemblée générale de l’Association est consultable sur ce site.
Le site Internet peut en outre être utilisé pour la mise en œuvre d’actions de prévention notamment d’information et de sensibilisation en matière de santé, de handicap et plus largement de protection de la personne.
Le Conseil d’administration peut modifier à tout moment le règlement intérieur. Il délibère à la majorité des voix des membres présents ou représentés.
En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.
Le Président de l’Association